Quando metti la tua auto a disposizione dell’azienda per raggiungere clienti, cantieri o sedi diverse, il rimborso non dovrebbe limitarsi al costo della benzina. In questa guida chiarisco come funziona il rimborso chilometrico dell’auto, come usare le tabelle ACI 2026, quali documenti conservare e come cambiano le regole fiscali per dipendenti, professionisti e imprese.
Le regole essenziali per ottenere un rimborso corretto
- Le tabelle ACI considerano carburante, usura, manutenzione, assicurazione e altri costi di esercizio.
- Il calcolo si basa su chilometri effettivamente percorsi × costo ACI al chilometro.
- Servono una trasferta autorizzata, una nota spese completa e l’indicazione precisa del veicolo utilizzato.
- Dal 1° gennaio 2025 il rimborso documentato può essere esente anche per trasferte dentro lo stesso Comune.
- Per il professionista, l’importo ACI indicato in fattura non è automaticamente un rimborso analitico.
Che cosa copre davvero il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico dell’auto propria serve a compensare l’utilizzo del veicolo per motivi di lavoro. Non coincide quindi con un semplice rimborso del carburante, perché il costo ACI comprende anche ammortamento, assicurazione RCA, manutenzione, pneumatici e quota di possesso.
L’importo è riconosciuto quando il lavoratore usa il proprio mezzo nell’interesse dell’azienda, per esempio per una visita presso un cliente o per raggiungere una sede temporanea. La trasferta deve essere collegata all’attività lavorativa e, nella pratica, autorizzata secondo le procedure interne.
Non esiste un importo uguale per tutti. La tariffa cambia in base a modello, alimentazione, cilindrata, anzianità e percorrenza media annua del veicolo. Per questo considero poco corretto stabilire una cifra fissa, come 0,40 o 0,50 euro al chilometro, senza prima verificare la tabella applicabile.
Rimborso chilometrico e rimborso del carburante non sono la stessa cosa
Se l’azienda riconosce il costo chilometrico ACI, di norma sta già compensando anche il carburante. Chiedere in aggiunta il rimborso dei rifornimenti per lo stesso percorso può creare un doppio rimborso, salvo che il regolamento aziendale preveda espressamente una diversa modalità.
Pedaggi autostradali e parcheggi sono invece spese separate. Devono essere indicati nella nota spese e accompagnati dai relativi giustificativi, perché non sono normalmente inclusi nella tariffa chilometrica.
Come si calcola con le tabelle ACI 2026
Le tabelle nazionali dei costi chilometrici valide per il 2026 sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 23 dicembre 2025 e si applicano dal 1° gennaio al 31 dicembre 2026. Il riferimento corretto è il servizio ACI dedicato ai costi di esercizio, non la tabella utilizzata per il fringe benefit delle auto aziendali.
Il procedimento è semplice, ma bisogna usare il veicolo corretto e non una tariffa presa da un modello simile. Io seguo questi passaggi:
- Individuare marca, modello, versione e alimentazione riportati sulla carta di circolazione.
- Verificare il relativo costo ACI espresso in euro per chilometro.
- Calcolare la distanza effettiva del viaggio, considerando andata e ritorno.
- Moltiplicare i chilometri per la tariffa e aggiungere, se previsto, pedaggi e parcheggi documentati.
La formula è questa:
rimborso spettante = chilometri autorizzati × costo chilometrico ACI
Facciamo un esempio puramente illustrativo. Con una tariffa di 0,52 euro al chilometro e un percorso complessivo di 180 chilometri, il rimborso sarebbe di 93,60 euro. La cifra di 0,52 euro non è una tariffa universale, ma solo un valore utilizzato per mostrare il calcolo.
| Voce | Esempio |
|---|---|
| Chilometri percorsi | 180 km |
| Costo chilometrico | 0,52 euro/km |
| Rimborso chilometrico | 180 × 0,52 = 93,60 euro |
| Pedaggio documentato | 12 euro |
| Totale nota spese | 105,60 euro |
Un errore frequente consiste nell’utilizzare le tabelle ACI del fringe benefit. Quelle servono a valorizzare l’uso personale di un’auto aziendale e seguono una logica diversa. Per il mezzo privato utilizzato in trasferta occorre consultare i costi chilometrici di esercizio.
Quali spostamenti si possono rimborsare
Il tragitto normalmente rimborsabile è quello compiuto per raggiungere una località diversa dalla sede ordinaria di lavoro. Il semplice percorso casa-lavoro resta invece uno spostamento personale e il relativo rimborso, se riconosciuto, può diventare reddito imponibile.
| Situazione | Trattamento pratico |
|---|---|
| Sede di lavoro verso cliente in altro Comune | Rimborso normalmente riconoscibile, se autorizzato e documentato. |
| Abitazione verso cliente in altro Comune | Si confronta il percorso con quello dalla sede di lavoro. |
| Casa verso sede ordinaria | Non è una trasferta di lavoro e non rientra normalmente nell’esenzione. |
| Spostamento tra due sedi aziendali | Riconoscibile se lo spostamento è richiesto dal datore di lavoro. |
| Trasferta dentro il Comune della sede | Può essere esente se il rimborso è comprovato e documentato. |
Quando la partenza da casa cambia l’importo esente
Se il lavoratore parte direttamente da casa, bisogna confrontare la distanza abitazione-destinazione con quella sede di lavoro-destinazione. Se il primo percorso è più breve, l’importo calcolato sui chilometri effettivi può restare interamente fuori dall’imponibile.
Se invece il tragitto da casa è più lungo, la parte eccedente può essere considerata come un vantaggio personale collegato al percorso casa-lavoro. Per esempio, con una tariffa ipotetica di 0,50 euro al chilometro, 100 chilometri dalla sede alla destinazione e 120 chilometri da casa, i primi 100 chilometri generano 50 euro non imponibili. I 10 euro relativi ai 20 chilometri aggiuntivi possono essere tassati.
Dal 2025 la disciplina è diventata più favorevole per le trasferte effettuate nello stesso Comune della sede di lavoro. Secondo i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate, anche l’indennità calcolata con i parametri ACI può non concorrere al reddito, purché la spesa sia adeguatamente comprovata e documentata.
Quali documenti servono per la nota spese
Una nota spese efficace deve permettere di ricostruire il viaggio senza dover interpretare informazioni vaghe. Io consiglio di indicare sempre data, motivo della trasferta, località di partenza, destinazione, chilometri, veicolo e tariffa applicata.
- autorizzazione preventiva o riferimento all’incarico ricevuto;
- marca, modello e targa del veicolo;
- data e orari della trasferta;
- percorso effettuato e chilometri di andata e ritorno;
- costo ACI utilizzato e periodo di validità della tabella;
- ricevute di pedaggi, parcheggi e altre spese aggiuntive;
- eventuale dichiarazione aziendale sull’uso del mezzo proprio.
Non è necessario allegare lo scontrino del carburante per dimostrare ogni singolo chilometro quando si applica una tariffa ACI completa. Quel documento prova il rifornimento, ma non dimostra da solo che il viaggio fosse lavorativo. Per questo la descrizione della missione è spesso più importante della ricevuta della pompa.
La tracciabilità del pagamento riguarda soprattutto vitto, alloggio, taxi e NCC nelle condizioni previste dalla normativa. Il rimborso chilometrico basato sui chilometri percorsi non è una spesa pagata a un fornitore e non si trasforma in un rimborso tracciabile solo perché il dipendente ha utilizzato una carta per fare rifornimento.
Dipendente, professionista e azienda hanno regole diverse
Il punto che crea più confusione è pensare che la stessa somma abbia sempre lo stesso trattamento fiscale. In realtà bisogna distinguere chi riceve il rimborso, chi lo paga e per quale tipo di rapporto viene sostenuto.
| Soggetto | Regola principale |
|---|---|
| Dipendente | Il rimborso per trasferta può essere non imponibile se autorizzato, calcolato correttamente e documentato. |
| Azienda | Il costo è deducibile se inerente, documentato e rispettoso degli eventuali limiti fiscali. |
| Professionista | Un importo ACI indicato in fattura non è automaticamente un rimborso analitico escluso dal reddito. |
Il caso del professionista
Per un professionista che addebita il viaggio al cliente, la semplice formula “chilometri × tariffa ACI” può essere considerata una modalità forfettaria di calcolo. La risposta n. 270/2025 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che, senza elementi analitici sufficienti, il rimborso può concorrere al reddito professionale ed essere soggetto a ritenuta.
Separare la voce in fattura non basta quindi a cambiare la sua natura fiscale. Prima di applicare un rimborso escluso dal reddito occorre verificare con il commercialista quali documenti siano necessari e come debba essere esposto in fattura, soprattutto quando il cliente è una società.
Leggi anche: Legenda della carta di circolazione - guida alle sigle
Il limite per la deduzione dell’impresa
Il rimborso ricevuto dal dipendente non ha necessariamente lo stesso limite della deduzione spettante all’azienda. Per le trasferte fuori Comune, l’articolo 95, comma 3, del TUIR limita la deduzione del costo di percorrenza al parametro previsto per autovetture fino a 17 cavalli fiscali per i motori a benzina e 20 per i diesel.
Questo è un limite che riguarda principalmente la deducibilità dell’impresa, non un tetto automatico all’importo che l’azienda può riconoscere al lavoratore. La parte eccedente può però risultare indeducibile per l’impresa, anche se il rimborso è stato pagato correttamente.
Gli errori da evitare prima di inviare la nota spese
Il primo errore è indicare solo “trasferta cliente” senza specificare località e chilometri. Una nota spese priva di percorso rende difficile dimostrare la reale connessione tra viaggio e attività lavorativa.
Il secondo è sommare rimborso ACI, carburante e una quota generica di usura per lo stesso tragitto. Prima di inserire più voci bisogna capire che cosa comprende la tariffa aziendale e che cosa il regolamento consente di aggiungere.
Il terzo è usare una tariffa non aggiornata. Le tabelle cambiano e il costo del carburante incide sui valori; per il 2026 bisogna verificare la versione corretta e conservarne una copia insieme alla rendicontazione.
Infine, non confondere il rimborso per l’auto privata con il fringe benefit. Il primo compensa un costo sostenuto per una trasferta di lavoro, mentre il secondo valorizza l’uso personale di un veicolo aziendale. Sono due istituti diversi, con calcoli e conseguenze fiscali differenti.
Un controllo finale che evita contestazioni
Prima dell’invio verifico sempre quattro elementi: autorizzazione della trasferta, corrispondenza tra veicolo e tariffa ACI, chilometri coerenti con il percorso e giustificativi delle spese aggiuntive. Bastano pochi minuti, ma aiutano a evitare rimborsi incompleti, doppie richieste e problemi fiscali.
La soluzione più solida non è scegliere la tariffa apparentemente più alta, ma applicare un criterio documentato, ripetibile e previsto dalla policy aziendale. Quando questi tre elementi sono allineati, il rimborso tutela il lavoratore, rende il costo controllabile per l’impresa e riduce le discussioni in fase di liquidazione.
