Chi rilascia la carta di circolazione e come richiederla?

Quando immatricoli un’auto, acquisti un veicolo usato o devi aggiornare i suoi dati, sapere a quale ufficio rivolgersi evita perdite di tempo e pratiche respinte. La risposta alla domanda su chi rilascia la carta di circolazione passa dalla Motorizzazione, ma oggi bisogna considerare anche il Documento Unico, gli Sportelli Telematici dell’Automobilista e il ruolo dell’ACI.

Chi ha la competenza per rilasciare il documento

In Italia la carta di circolazione viene rilasciata dal Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti, tramite gli uffici periferici della Motorizzazione Civile. È l’ufficio competente del Dipartimento per i trasporti terrestri a immatricolare il veicolo e a emettere il documento che ne certifica i dati tecnici e l’idoneità alla circolazione.

La pratica può essere gestita direttamente presso l’Ufficio Motorizzazione Civile oppure attraverso uno Sportello Telematico dell’Automobilista, indicato con la sigla STA. Gli STA possono trovarsi presso Motorizzazione, uffici PRA, delegazioni ACI e agenzie di pratiche auto abilitate.

Qui nasce spesso un equivoco. L’agenzia o la delegazione ACI può raccogliere i documenti, trasmettere la richiesta e consegnare il risultato, ma non diventa l’autorità che rilascia il documento. Il rilascio resta collegato alla competenza amministrativa della Motorizzazione.

Che cosa cambia con il Documento Unico

Dal 1° ottobre 2021, per le operazioni interessate dalla nuova procedura, il documento è il Documento Unico di Circolazione e di Proprietà, spesso abbreviato in DU. Riunisce in un solo supporto le informazioni che in passato erano divise tra carta di circolazione e certificato di proprietà.

Nel DU confluiscono i dati tecnici del veicolo, l’intestatario, gli eventuali titolari di usufrutto o leasing e le informazioni sulla situazione giuridico-patrimoniale registrate dal PRA. La Motorizzazione mantiene la responsabilità dei dati relativi al veicolo e alla circolazione, mentre l’ACI valida i dati di proprietà provenienti dal Pubblico Registro Automobilistico.

La vecchia carta di circolazione non perde automaticamente validità solo perché oggi si parla di DU. Per i veicoli già immatricolati con il documento precedente, il passaggio al nuovo formato avviene normalmente quando viene presentata una pratica che richiede l’emissione o l’aggiornamento del documento.

Come si presenta la richiesta nella pratica

La procedura cambia in base al motivo della richiesta, ma il percorso di base è abbastanza lineare. Io consiglio di partire sempre dall’operazione esatta da svolgere, perché un duplicato per smarrimento richiede documenti diversi rispetto a un’immatricolazione o a una modifica tecnica.

1. Individua la pratica, per esempio immatricolazione, passaggio di proprietà, reimmatricolazione, aggiornamento o duplicato.
2. Prepara la documentazione, che può comprendere documento d’identità, codice fiscale, atto di vendita, dati del veicolo, eventuali autorizzazioni e ricevute dei versamenti.
3. Presenta l’istanza presso l’UMC o uno STA abilitato, direttamente oppure con l’assistenza di un’agenzia.
4. Attendi i controlli sulla regolarità dei dati tecnici, fiscali e giuridici.
5. Ritira o ricevi il documento secondo le modalità comunicate dall’ufficio o dallo sportello.

Non esiste una lista di documenti identica per ogni caso. Un veicolo importato, per esempio, può richiedere documentazione tecnica e fiscale aggiuntiva, mentre per un duplicato dopo furto o smarrimento serve normalmente la denuncia alle forze dell’ordine.

Per una pratica semplice lo STA può essere la soluzione più comoda, perché consente di coordinare Motorizzazione e PRA in un unico procedimento. L’UMC diretto può invece avere senso quando il caso è particolare, ci sono dati tecnici da correggere o l’agenzia non riesce a chiarire la causa di un blocco.

In quali situazioni viene rilasciata o aggiornata

Il documento non viene emesso soltanto quando si compra un’auto nuova. La Motorizzazione interviene ogni volta che cambia un elemento rilevante per la circolazione o per l’identificazione amministrativa del veicolo.

Nel passaggio di proprietà il termine di 60 giorni non è un dettaglio burocratico. Se l’aggiornamento non viene richiesto in tempo, possono applicarsi sanzioni e il documento può essere ritirato durante un controllo. Il costo complessivo, inoltre, non è fisso: dipende da imposta provinciale di trascrizione, emolumenti, bolli, diritti e compenso dell’eventuale agenzia.

In caso di smarrimento o furto, la denuncia va presentata in genere entro 48 ore. Se il documento è duplicabile con procedura semplificata, la Motorizzazione può predisporre la ristampa e inviarla all’indirizzo indicato; negli altri casi occorre presentare una richiesta specifica all’UMC.

Gli errori che rallentano il rilascio

Il problema più comune è rivolgersi all’ufficio sbagliato pensando che ACI, PRA e Motorizzazione svolgano esattamente la stessa funzione. Io suggerisco di separare sempre i due profili: la Motorizzazione riguarda circolazione e dati tecnici, mentre il PRA riguarda la pubblicità giuridica della proprietà.

• Dati anagrafici non aggiornati: un codice fiscale o un indirizzo errato può bloccare la pratica.
• Atto di vendita incompleto: firme, poteri di rappresentanza o documenti mancanti richiedono integrazioni.
• Modifiche non omologate: montare componenti o cambiare l’uso del veicolo senza la procedura prevista non basta per ottenere l’aggiornamento.
• Ritardo nel passaggio: superare i 60 giorni può comportare costi e sanzioni aggiuntive.
• Confusione tra duplicato e aggiornamento: lo smarrimento richiede una denuncia, mentre un cambio di residenza o di proprietà segue un’altra procedura.

Chi circola senza aver richiesto nei termini l’aggiornamento previsto per il trasferimento di proprietà rischia una sanzione amministrativa indicata dall’articolo 94 del Codice della Strada tra 363 e 1.813 euro. Per questo, il risparmio ottenuto rimandando la pratica raramente compensa il rischio.

Un altro errore frequente consiste nel considerare la carta di circolazione come una prova assoluta della proprietà. Il documento identifica il veicolo e riporta l’intestatario, ma per verificare ipoteche, fermi amministrativi o altri vincoli è prudente controllare anche la situazione giuridica al PRA.

Tre controlli da fare prima di lasciare lo sportello

Quando ricevi il DU o la carta aggiornata, controlla subito targa, numero di telaio e dati dell’intestatario. Sono gli elementi che più spesso fanno emergere un errore di trascrizione e correggerli immediatamente è molto più semplice che farlo dopo settimane.

Verifica anche cilindrata, alimentazione, massa, classe ambientale ed eventuali annotazioni. Se hai acquistato un veicolo usato, conserva la ricevuta della pratica e accertati che il passaggio risulti completato sia nell’archivio della Motorizzazione sia al PRA.

In sintesi, l’autorità responsabile resta la Motorizzazione Civile per conto del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti. ACI, PRA, STA e agenzie aiutano a gestire il procedimento, ma distinguere il loro ruolo è il modo più sicuro per presentare la pratica corretta e ottenere il documento senza inutili ritardi.